Auftragsbestätigung aus einem angenommenen Angebot erstellen
Nachdem Ihr Kunde ein Angebot angenommen hat, können Sie daraus direkt eine Auftragsbestätigung erstellen. Die Positionen, Preise und Kundendaten werden aus dem Angebot übernommen und müssen nicht erneut erfasst werden.
Voraussetzung: Angebot wurde angenommen
Eine Auftragsbestätigung kann nur erstellt werden, wenn das Angebot den Status „angenommen“ besitzt. Solange sich das Angebot im Status „In Bearbeitung“ oder „Ausstehend“ befindet, steht die Funktion nicht zur Verfügung.
Prüfen Sie daher zunächst, ob die Annahme des Angebots korrekt in autarc erfasst wurde.
Auftragsbestätigung erstellen
Öffnen Sie das angenommene Angebot.
Klicken Sie auf der rechten Seite auf das Drei-Punkte-Menü.
Wählen Sie Auftragsbestätigung erstellen.
Prüfen Sie die übernommenen Angaben.
Ergänzen Sie bei Bedarf eine individuelle Bemerkung.
Die Auftragsbestätigung wird auf Grundlage des angenommenen Angebots erstellt.
Bemerkung zur Auftragsbestätigung hinzufügen
Sie können der Auftragsbestätigung einen eigenen Text hinzufügen, beispielsweise zu:
Lieferterminen
Zahlungsbedingungen
Geplantem Ausführungszeitraum
Montagevorbereitungen
Bauseitigen Voraussetzungen
Weiteren vereinbarten Schritten
Wiederkehrende Texte können Sie unter Einstellungen → Angebote & Rechnungen → Standardtexte hinterlegen. Bei Bedarf können Sie den Text anschließend direkt in der jeweiligen Auftragsbestätigung anpassen.
Auftragsbestätigung prüfen
Kontrollieren Sie vor dem Teilen oder Herunterladen insbesondere:
Kunde und Ansprechpartner
Kunden- und Installationsadresse
Positionen und Mengen
Preise und Steuersätze
Liefer- und Zahlungsbedingungen
Individuelle Bemerkungen
Ausführungs- oder Liefertermine
Wichtig: Nachdem Sie die Auftragsbestätigung heruntergeladen haben, kann sie nicht mehr bearbeitet werden. Prüfen Sie deshalb alle Angaben sorgfältig, bevor Sie den Download starten.
Auftragsbestätigung teilen oder herunterladen
Über Auftragsbestätigung teilen können Sie das Dokument Ihrem Kunden zur Verfügung stellen.
Alternativ können Sie die Auftragsbestätigung herunterladen und anschließend außerhalb von autarc versenden oder archivieren.
Option zur Auftragsbestätigung fehlt
Wenn im Drei-Punkte-Menü keine Auftragsbestätigung angezeigt wird, prüfen Sie zunächst:
Befindet sich das Angebot im Status Angenommen?
Verwenden Sie das Drei-Punkte-Menü auf der rechten Seite des Angebots?
Ist die Funktion für Ihren Account verfügbar?
Wenn alle Voraussetzungen erfüllt sind und die Option weiterhin fehlt, wenden Sie sich bitte an unseren Support. Wir prüfen die Verfügbarkeit für Ihren Account.
Der Ablauf im Überblick
Abhängig von Ihrem jeweiligen Vorgang kann der weitere Ablauf so aussehen:
Projekt und Kunde anlegen
Angebot erstellen und versenden
Angebot durch den Kunden annehmen lassen
Auftragsbestätigung erstellen
Bei einem förderrelevanten Vorgang den Liefer- und Leistungsvertrag beziehungsweise die benötigten Förderdokumente erstellen
Abschlags-, Teil- oder Schlussrechnung erstellen
Da die Dokumente aufeinander aufbauen, sollten Kundenangaben, Adressen, Positionen und die Angebotsnummer bereits im Angebot vollständig und korrekt hinterlegt sein.
Häufige Fragen
Warum fehlt die Option zur Auftragsbestätigung?
Prüfen Sie, ob das Angebot den Status „angenommen“ besitzt. Ist der Status korrekt und die Funktion trotzdem nicht sichtbar, wenden Sie sich bitte an unseren Support.
Warum sehe ich nur „An Großhandel senden“?
Öffnen Sie das Drei-Punkte-Menü auf der rechten Seite des angenommenen Angebots. Dort finden Sie die verfügbaren weiteren Aktionen.
Falls die Auftragsbestätigung auch dort nicht angezeigt wird, kontaktieren Sie bitte unseren Support.
Warum kann ich die Auftragsbestätigung nicht mehr bearbeiten?
Die Auftragsbestätigung wurde bereits heruntergeladen und ist deshalb gesperrt.
Prüfen Sie, ob Sie eine neue, korrigierte Fassung erstellen können.
Falls Ihnen diese Möglichkeit nicht zur Verfügung steht, wenden Sie sich bitte an unseren Support.
Werden Änderungen am Angebot automatisch übernommen?
Die Auftragsbestätigung basiert auf dem angenommenen Angebot.
Prüfen Sie deshalb vor der Erstellung, ob das Angebot die tatsächlich vereinbarten Positionen, Mengen und Preise enthält.