Angebote werden in autarc einem Projekt zugeordnet. Dadurch bleiben der Kunde, die Projektinformationen und die zugehörigen Dokumente miteinander verknüpft.
Ein neues Angebot können Sie entweder über den Arbeitsbereich „Angebote“ oder direkt innerhalb des jeweiligen Projekts erstellen.
Voraussetzungen
Bevor Sie ein Angebot erstellen, sollten Sie Folgendes prüfen:
Das gewünschte Projekt wurde angelegt.
Dem Projekt ist der richtige Kunde zugeordnet.
Die vollständige Kundenadresse ist beim Kunden hinterlegt.
Häufig verwendete Produkte und Leistungen sind möglichst bereits im Produktkatalog angelegt.
Sie können ein Angebot auch ohne zuvor angelegte Produkte erstellen.
Dafür stehen Ihnen freie Positionen zur Verfügung.
Angebot erstellen
1. Angebotsbereich öffnen
Sie können ein neues Angebot auf zwei Wegen beginnen:
Öffnen Sie im Arbeitsbereich den Bereich Angebote.
Öffnen Sie das gewünschte Projekt und wechseln Sie dort zum Reiter Angebote.
Klicken Sie anschließend auf Angebot erstellen.
2. Vorlage oder freies Angebot auswählen
Sie können eine vorhandene Angebotsvorlage auswählen oder mit einem freien Angebot beginnen.
Eine Vorlage eignet sich, wenn Sie wiederkehrende Positionen, Zahlungsbedingungen und Gestaltungen verwenden möchten.
Bei einem freien Angebot stellen Sie die Inhalte individuell zusammen.
3. Grunddaten prüfen
Prüfen oder ergänzen Sie anschließend:
Kunde
Ansprechpartner
Überschrift des Angebots
Angebotsnummer
Angebotsdatum
Gültigkeitsdauer
Wenn Sie einen Ansprechpartner auswählen, werden dessen Kontaktdaten in der Fußzeile des Angebots angezeigt.
Angebotsnummer anpassen
Die Angebotsnummer können Sie bei Bedarf bearbeiten.
Unter Einstellungen → Angebote & Rechnungen können Sie außerdem den Präfix für Ihre Angebotsnummern festlegen.
Das ist etwa hilfreich, wenn Sie aus einem anderen System zu autarc wechseln und Ihre bisherige Nummerierung fortführen möchten.
Positionen hinzufügen
Innerhalb des Angebots können Sie verschiedene Inhalte ergänzen:
Überschrift: Gliedert das Angebot in einzelne Bereiche.
Freie Position: Für Produkte oder Leistungen, die nicht im Produktkatalog hinterlegt sind.
Produkt: Fügt ein bestehendes Produkt aus dem Produktkatalog hinzu.
Paket: Fügt mehrere zusammengehörige Produkte und Leistungen gemeinsam hinzu.
Freitext: Ergänzt Hinweise oder ausführlichere Erläuterungen.
Zwischensumme: Fasst die darüberliegenden Positionen eines Abschnitts zusammen.
Produkte können Sie bei Bedarf auch direkt aus dem Angebot heraus neu im Produktkatalog anlegen.
Positionen bearbeiten
Für einzelne Positionen können Sie unter anderem folgende Angaben anpassen:
Menge und Preis
Beschreibung
Steuersatz von 0 %, 7 % oder 19 %
Rabatt
Kennzeichnung als optionale Position
Kennzeichnung als Arbeitskosten nach § 35a EStG
Anzeige der Produktbeschreibung
Zusätzlich können Sie festlegen, ob Einzelpreise, Gesamtpreise, Produktbilder, Beschreibungen oder Steuerinformationen im fertigen Angebot angezeigt werden.
Weitere Angaben ergänzen
Abhängig vom Angebot können Sie weitere Informationen hinterlegen:
Angebotsdatum und Gültigkeit
Voraussichtliches Installationsdatum
Abweichende Installationsadresse
Arbeitskostenanteil
Gesamtrabatt oder Skonto
Zahlungsbedingungen
Förderung
Eine abweichende Installationsadresse ist beispielsweise sinnvoll, wenn die Postanschrift des Kunden nicht mit dem Installationsort übereinstimmt.
Angebot personalisieren
Sie können Ihr Angebot durch folgende Inhalte ergänzen:
Persönliche Anrede
Anschreiben
Schlussbemerkung
Unterschrift des Betriebs
Unterschrift des Kunden
Individuelles Deckblatt
Firmenlogo und Unternehmensfarben
Über-uns-Seite
Technische Produktseiten
PV‑Simulationsseiten
Angebot prüfen und fertigstellen
Prüfen Sie vor dem Abschluss insbesondere:
Kunde und Ansprechpartner
Kunden- und Installationsadresse
Angebotsnummer
Positionen, Preise und Mengen
Steuersätze
Rabatte und optionale Positionen
Angebotsgültigkeit
Förderung
Zahlungsbedingungen
Darstellung und Branding
Kontrollieren Sie anschließend die Vorschau und stellen Sie das Angebot Ihrem Kunden zur Verfügung.