Sie können ein fertiges Angebot direkt aus autarc mit Ihrem Kunden teilen.
Der Kunde erhält eine E-Mail und kann das Angebot anschließend im Kundenportal einsehen und online annehmen.
Angebot versenden
Öffnen Sie das gewünschte Angebot.
Prüfen Sie alle Positionen, Preise und Angaben.
Kontrollieren Sie die Angebotsvorschau.
Teilen Sie das Angebot mit Ihrem Kunden.
Der Kunde erhält eine E-Mail mit dem Hinweis, dass ein Angebot für ihn bereitsteht. Über den enthaltenen Link gelangt er in das Kundenportal.
Nach dem Teilen wechselt das Angebot in den Status „ausstehend“ und kann nicht mehr bearbeitet werden.
Prüfen Sie vor dem Versand, ob beim Kunden eine gültige E-Mail-Adresse hinterlegt ist. Eine ausschließlich im Projekt hinterlegte E-Mail-Adresse reicht gegebenenfalls nicht aus.
Was sieht der Kunde im Kundenportal?
Im Kundenportal kann Ihr Kunde:
das vollständige Angebot einsehen,
Positionen und Preise prüfen,
Anhänge und weitere Angebotsseiten öffnen,
optionale Positionen nachvollziehen und
das Angebot online annehmen beziehungsweise signieren.
Nach der Annahme wechselt der Angebotsstatus in autarc auf Angenommen.
Portal-Link fehlt in der E-Mail
Falls der Link zum Kundenportal in der E-Mail nicht angezeigt wird, können Sie ihn manuell versenden:
Öffnen Sie das Angebot in autarc.
Kopieren Sie den zugehörigen Portal-Link.
Senden Sie den Link per E-Mail an Ihren Kunden.
Der Kunde kann das Angebot über diesen Link wie gewohnt öffnen und annehmen.
Einladung zum Kundenportal erneut senden
Wenn Ihr Kunde die ursprüngliche Einladung nicht mehr findet, können Sie die Einladung zum Kundenportal erneut versenden.
Ist der Portalzugang bereits aktiviert, wird gegebenenfalls keine neue Einladungs-E-Mail verschickt. Der Kunde kann sich in diesem Fall direkt mit seinen vorhandenen Zugangsdaten anmelden.
Änderungen nach dem Versand vornehmen
Ein bereits geteiltes Angebot ist gesperrt und kann nicht direkt bearbeitet werden.
Wenn Sie nach dem Versand etwas ändern müssen:
Duplizieren Sie das ursprüngliche Angebot.
Nehmen Sie die Änderungen im Duplikat vor.
Prüfen Sie die neue Angebotsfassung.
Teilen Sie die neue Fassung mit Ihrem Kunden.
Stornieren Sie das bisherige Angebot, sofern dies möglich und erforderlich ist.
Informieren Sie Ihren Kunden darüber, welche Fassung aktuell ist, damit nicht versehentlich das ursprüngliche Angebot angenommen wird.
Angebotsgültigkeit und Nachfassen
Die Gültigkeitsdauer können Sie im Angebot individuell festlegen.
Nutzen Sie die eingetragene Frist, um offene Angebote rechtzeitig nachzuverfolgen.
Eine mögliche Vorgehensweise ist:
Nach dem Versand kurz bestätigen, dass das Angebot bereitsteht.
Nach einigen Werktagen nachfragen, ob noch Fragen offen sind.
Vor Ablauf der Gültigkeit an das Angebot erinnern.
Der Angebotsstatus „ausstehend“ hilft Ihnen dabei, offene Angebote schnell zu erkennen.
Häufige Fragen
Warum erhält mein Kunde keine E-Mail?
Prüfen Sie, ob beim Kunden eine gültige E-Mail-Adresse hinterlegt wurde.
Korrigieren oder ergänzen Sie die Adresse und versenden Sie das Angebot beziehungsweise die Einladung erneut. Kontrollieren Sie außerdem gemeinsam mit dem Kunden den Spam-Ordner.
Warum fehlt der Portal-Link in der E-Mail?
Kopieren Sie den Portal-Link direkt aus dem Angebot und senden Sie ihn Ihrem Kunden manuell per E-Mail.
Warum sieht mein Kunde eine alte Angebotsfassung?
Prüfen Sie, ob die neu erstellte Fassung tatsächlich mit dem Kunden geteilt wurde. Ein Duplikat ersetzt das ursprüngliche Angebot im Kundenportal nicht automatisch.
Teilen Sie die aktuelle Fassung und stornieren Sie das bisherige Angebot, sofern dies möglich ist.
Warum kann ich das Angebot nach dem Versand nicht mehr ändern?
Nach dem Teilen wird das Angebot gesperrt. Duplizieren Sie es und nehmen Sie die Änderungen in der neuen Fassung vor.
Warum kann ich ein signiertes Angebot nicht stornieren?
Angenommene beziehungsweise signierte Angebote können derzeit nicht selbstständig entsperrt oder storniert werden. Wenden Sie sich in diesem Fall bitte an unseren Support.