Angebotsstatus verstehen und richtig verwenden
Der Status eines Angebots zeigt, an welcher Stelle im Angebotsprozess es sich befindet. Er beeinflusst unter anderem, ob Sie das Angebot noch bearbeiten können, was Ihr Kunde im Portal sieht und welche Folgedokumente erstellt werden können.
Die fünf Angebotsstatus im Überblick
In Bearbeitung
Das Angebot wird derzeit erstellt und wurde noch nicht mit dem Kunden geteilt. Solange es diesen Status besitzt, können Sie es vollständig bearbeiten.
Bearbeitbar: Ja
Ausstehend
Das Angebot wurde fertiggestellt und mit dem Kunden geteilt. Die Entscheidung des Kunden steht noch aus.
Bearbeitbar: Nein
Angenommen
Der Kunde hat das Angebot angenommen beziehungsweise unterzeichnet.
Bearbeitbar: Nein
Abgelehnt
Der Kunde hat das Angebot abgelehnt.
Bearbeitbar: Nein
Storniert
Das Angebot wurde zurückgezogen oder aufgehoben.
Bearbeitbar: Nein
Warum kann ein versendetes Angebot nicht mehr bearbeitet werden?
Solange sich ein Angebot im Status „in Bearbeitung“ befindet, können Sie Positionen, Preise, Texte und Einstellungen bearbeiten.
Nach dem Teilen wird die versendete Fassung gesperrt. Dadurch ist sichergestellt, dass das Dokument in autarc mit der Fassung übereinstimmt, die Ihrem Kunden vorliegt.
Angebot nach dem Versand ändern
Wenn Sie ein bereits geteiltes Angebot ändern müssen, erstellen Sie eine neue Fassung:
Öffnen Sie das ursprüngliche Angebot.
Duplizieren Sie das Angebot.
Nehmen Sie die gewünschten Änderungen im Duplikat vor.
Prüfen Sie die neue Fassung.
Stellen Sie Ihrem Kunden das aktualisierte Angebot zur Verfügung.
Stornieren Sie das bisherige Angebot, sofern dies möglich und erforderlich ist.
So bleiben beide Fassungen nachvollziehbar und die Angebotshistorie erhalten.
Wurde das ursprüngliche Angebot bereits angenommen oder unterzeichnet und kann nicht selbstständig storniert werden, wenden Sie sich bitte an unseren Support.
Welche Funktionen hängen vom Status "angenommen" ab?
Auftragsbestätigung erstellen
Eine Auftragsbestätigung kann erstellt werden, wenn sich das Angebot im Status „angenommen“ befindet.Rechnung erstellen
Die weitere Abrechnung baut im vorgesehenen Angebotsprozess auf dem angenommenen Angebot auf.
Angebotsstatus aktuell halten
Ein gepflegter Status erleichtert Ihnen die Übersicht über offene und abgeschlossene Angebote.
Eine mögliche Arbeitsweise ist:
Prüfen Sie regelmäßig alle Angebote im Status Ausstehend.
Fassen Sie bei offenen Angeboten nach einer intern festgelegten Frist nach.
Setzen Sie ein Angebot nur dann auf „Abgelehnt“, wenn der Kunde es tatsächlich abgelehnt hat.
Nutzen Sie „storniert“, wenn Sie ein Angebot zurückziehen oder durch eine neue Fassung ersetzen.
Stellen Sie sicher, dass angenommene Angebote korrekt als „angenommen“ erfasst sind.
So bleiben Ihre Auswertungen und nachfolgenden Prozesse nachvollziehbar.
Signiertes Angebot ändern oder stornieren
Ein bereits vom Kunden signiertes Angebot kann nicht selbstständig entsperrt oder storniert werden.
Wenden Sie sich in diesem Fall bitte an unseren Support.
Das gilt beispielsweise, wenn:
der Kunde vom Angebot zurücktritt,
nachträglich eine Korrektur erforderlich ist oder
versehentlich eine falsche Fassung angenommen wurde.
Häufige Fragen
Warum kann ich die Positionen nicht mehr bearbeiten?
Das Angebot befindet sich nicht mehr im Status „In Bearbeitung“.
Duplizieren Sie das Angebot und nehmen Sie die Änderungen in der neuen Fassung vor.
Warum kann ich keine Auftragsbestätigung erstellen?
Prüfen Sie, ob das Angebot den Status „angenommen“ besitzt.
Die Auftragsbestätigung steht erst nach der Annahme des Angebots zur Verfügung.
Warum sieht mein Kunde noch die alte Fassung?
Prüfen Sie, ob Sie das aktualisierte Duplikat mit dem Kunden geteilt haben.
Ein neu erstelltes oder geändertes Angebot ersetzt die bisherige Fassung im Kundenportal nicht automatisch. Teilen Sie die neue Fassung und stornieren Sie das alte Angebot, sofern dies möglich ist.
Kann ich ein versendetes Angebot wieder in den Entwurfsstatus setzen?
Ein versendetes Angebot kann nicht einfach wieder als Entwurf bearbeitet werden. Erstellen Sie stattdessen ein Duplikat. Bei bereits angenommenen oder signierten Angeboten wenden Sie sich bitte an unseren Support.