Wenn Sie regelmäßig ähnliche Anlagen, Produkte oder Leistungen anbieten, müssen Sie nicht jedes Angebot von Grund auf neu erstellen. Mit Angebotsvorlagen speichern Sie wiederkehrende Inhalte einmalig und übernehmen sie anschließend in neue Angebote.
Welche Inhalte werden in einer Angebotsvorlage gespeichert?
Eine Angebotsvorlage kann unter anderem folgende Inhalte enthalten:
Positionen mit Preisen, Margen und Steuersätzen
Überschriften und Freitexte
Anschreiben und Schlussbemerkung
Zahlungsarten und Zahlungsbedingungen
Rabatte und Förderungen
Rechtsdokumente und Anhänge
Nächste Schritte
Produktseiten
Fußzeilen
Deckblatt, Akzentfarbe und Position des Firmenlogos
Prüfen Sie nach dem Anwenden einer Vorlage trotzdem alle Preise, Projektdaten und kundenspezifischen Angaben.
Möglichkeit 1: Bestehendes Angebot als Vorlage speichern
Wenn Sie bereits ein passendes Angebot erstellt haben, können Sie dieses als Grundlage für eine neue Vorlage verwenden.
Öffnen Sie das gewünschte Angebot.
Wählen Sie oben in der Bearbeitungsleiste die Option „Als Vorlage speichern“.
Vergeben Sie einen eindeutigen Namen für die Vorlage.
Speichern Sie die neue Angebotsvorlage.
Das ursprüngliche Angebot bleibt dabei unverändert.
Die enthaltenen Positionen, Preise, Texte und Dokumente werden in die neue Vorlage übernommen.
Verwenden Sie einen Namen, der den Anwendungsfall beschreibt. „PV 10 kWp mit Speicher“ oder „Wärmepumpe – Bestandsgebäude“ ist für Ihr Team verständlicher als ein Kundenname.
Möglichkeit 2: Neue Vorlage in den Einstellungen anlegen
Sie können eine Angebotsvorlage auch unabhängig von einem bestehenden Angebot erstellen.
Öffnen Sie Einstellungen → Angebotsvorlagen.
Klicken Sie auf Neue Vorlage erstellen.
Vergeben Sie einen eindeutigen Namen.
Ergänzen Sie die benötigten Positionen, Texte und Zahlungsbedingungen.
Passen Sie bei Bedarf das Deckblatt und die weitere Gestaltung an.
Speichern Sie die Vorlage.
Abhängig von Ihrer Auswahl kann die neue Vorlage auf den Inhalten Ihrer Standardvorlage basieren oder leer angelegt werden.
Wenn Sie leer beginnen, prüfen Sie besonders, ob Zahlungsarten, Rechtsdokumente, Anhänge und Fußzeilen ergänzt werden müssen.
Vorlage beim Erstellen eines Angebots verwenden
Beim Anlegen eines neuen Angebots können Sie die gewünschte Angebotsvorlage auswählen. Die darin gespeicherten Inhalte werden automatisch in das neue Angebot übernommen.
Prüfen Sie anschließend insbesondere:
Kunde und Ansprechpartner
Angebotsdatum und Gültigkeit
Positionen, Mengen und Preise
Steuersätze
Rabatte und Förderungen
Zahlungsbedingungen
Anhänge und Rechtsdokumente
Individuelle Texte
Vorlage nachträglich anwenden
Sie können eine Angebotsvorlage auch auf ein bereits erstelltes Angebot anwenden. Dabei stehen Ihnen zwei Möglichkeiten zur Verfügung:
Wichtig: Beim Überschreiben können bereits erstellte Positionen und weitere Angebotsinhalte verloren gehen. Wenn Sie die vorhandenen Inhalte behalten möchten, wählen Sie Positionen ergänzen.
Ein bereits versendetes und gesperrtes Angebot kann nicht mehr nachträglich mit einer Vorlage überschrieben werden.
Standardvorlage festlegen
Sie können eine Ihrer Angebotsvorlagen als Standardvorlage festlegen. Diese wird verwendet, wenn Sie beim Erstellen eines Angebots keine andere Vorlage auswählen.
Nutzen Sie dafür am besten die Vorlage, die Sie im Alltag am häufigsten benötigen. So sind wiederkehrende Positionen, Texte, Zahlungsbedingungen und Gestaltungen direkt vorhanden.
Vorlagen sinnvoll benennen
Einheitliche Namen erleichtern Ihrem Team die Auswahl.
Bewährt hat sich etwa folgende Struktur:
Anlagentyp – Variante – Anwendungsfall
Beispiele:
Wärmepumpe – Standard – Bestandsgebäude
Wärmepumpe – Premium – Einfamilienhaus
PV – 10 kWp mit Speicher
PV – 15 kWp ohne Speicher
Vermeiden Sie Kundennamen, wenn die Vorlage auch für andere Projekte verwendet werden soll.
Häufige Fragen
Warum ist meine Angebotsvorlage leer?
Prüfen Sie, ob die gewünschten Inhalte vor dem Speichern tatsächlich im Angebot beziehungsweise in der Vorlage vorhanden waren.
Falls Sie die Vorlage aus einem bestehenden Angebot erstellt haben und trotzdem keine Inhalte übernommen wurden, speichern Sie sie erneut. Besteht das Problem weiterhin, wenden Sie sich bitte an unseren Support.
Warum wird die Vorlage beim Erstellen eines Angebots nicht angezeigt?
Prüfen Sie, ob die Vorlage vollständig gespeichert wurde. Möglicherweise wurde außerdem bewusst ein leeres Angebot gestartet.
Legen Sie das Angebot bei Bedarf erneut an und wählen Sie dabei die gewünschte Vorlage aus.
Warum fehlen Anschreiben oder Schlussbemerkung?
Prüfen Sie, ob die Texte direkt in der Angebotsvorlage hinterlegt wurden. Texte, die ausschließlich in einem einzelnen Angebot gepflegt wurden, werden nicht automatisch in andere Angebote übernommen.
Alternativ können Sie wiederkehrende Inhalte als Standardtexte in den Einstellungen hinterlegen.
Kann ich eine Vorlage nachträglich ändern?
Ja. Änderungen an der Vorlage gelten für Angebote, die Sie zukünftig mit dieser Vorlage erstellen. Bereits angelegte Angebote werden dadurch nicht automatisch verändert.