Wo können Sie Zahlungsbedingungen hinterlegen?
Zahlungsbedingungen können auf drei Ebenen gepflegt werden.
In den Einstellungen
Unter Einstellungen → Angebote & Rechnungen hinterlegen Sie Ihre allgemeinen Standardbedingungen. Diese Angaben können als Grundlage für neu erstellte Angebote und Dokumente verwendet werden.
In einer Angebotsvorlage
Wenn Sie für unterschiedliche Leistungen verschiedene Zahlungsbedingungen benötigen, können Sie diese direkt in der jeweiligen Angebotsvorlage hinterlegen.
In einem einzelnen Angebot
Abweichende Bedingungen können Sie direkt im jeweiligen Angebot eintragen. Die Änderung gilt dann nur für diesen Vorgang. Im Angebot finden Sie die Zahlungsbedingungen bei den weiteren Angaben – gemeinsam mit Rabatt, Skonto und Förderung.
Zahlungsplan festlegen
Bei größeren Aufträgen können Sie die Zahlung auf mehrere Zeitpunkte verteilen.
Eine mögliche Struktur ist:
Vereinbarte Anzahlung nach Auftragserteilung
Abschlagszahlung nach einem festgelegten Leistungsstand, beispielsweise nach Lieferung oder Montagebeginn
Schlusszahlung nach Fertigstellung beziehungsweise Abnahme
Diese Aufteilung ist nur ein Beispiel.
Welche Zahlungsstruktur geeignet und zulässig ist, hängt vom Auftrag, dem Vertrag und den erbrachten Leistungen ab.
Zahlungszeitpunkte eindeutig beschreiben
Formulieren Sie möglichst konkret, wann eine Zahlung fällig wird.
Verwenden Sie nachvollziehbare Ereignisse wie:
Nach Auftragserteilung
Nach Lieferung der vereinbarten Komponenten
Nach Abschluss der Montage
Nach Inbetriebnahme
Nach Abnahme
Innerhalb einer bestimmten Anzahl von Tagen nach Rechnungsdatum
Abschlagszahlungen richtig zuordnen
Abschlagszahlungen sollten sich an den vereinbarten und tatsächlich erbrachten Leistungen beziehungsweise den gesetzlichen und vertraglichen Voraussetzungen orientieren.
Halten Sie im Zahlungsplan deshalb eindeutig fest:
welcher Betrag oder Prozentsatz fällig wird,
welches Ereignis die Zahlung auslöst,
welche Zahlungsfrist gilt und
auf welche Leistung sich die Rate bezieht.
Lassen Sie Ihre Standardregelungen bei Bedarf rechtlich prüfen, insbesondere wenn Sie mit Privatkunden arbeiten.
Zahlungsmethoden hinterlegen
In Ihrem Account können Sie festlegen, welche Zahlungsmethoden Sie anbieten.
Eine häufig verwendete Zahlungsmethode ist die Banküberweisung. Hinterlegen Sie dafür die benötigten Zahlungsinformationen vollständig und korrekt.
Dazu können gehören:
Kontoinhaber
IBAN
BIC, sofern erforderlich
Kreditinstitut
Gewünschter Verwendungszweck
Weisen Sie den Kunden darauf hin, beim Bezahlen die jeweilige Rechnungs- oder Dokumentennummer anzugeben. Das erleichtert die spätere Zuordnung.
Prüfen Sie sensible Zahlungsdaten besonders sorgfältig, bevor Sie das Angebot oder die Rechnung versenden.
Skonto hinterlegen
Ein Skonto ist ein Nachlass, den der Kunde erhält, wenn er innerhalb einer festgelegten Frist bezahlt.
Eine vollständige Skontoregelung sollte enthalten:
Höhe des Skontos
Skontofrist
Ausgangsbetrag, auf den das Skonto angewendet wird
Reguläre Zahlungsfrist
Beispiel:
2 % Skonto bei Zahlung innerhalb von 10 Tagen. Zahlbar ohne Abzug innerhalb von 30 Tagen.
Verwenden Sie die Bezeichnung Skonto nur, wenn der Nachlass tatsächlich an eine frühere Zahlung gebunden ist. Ein bedingungsloser Preisnachlass sollte als Rabatt oder Nachlass bezeichnet werden.
Häufige Fragen
Warum fehlen die Zahlungsbedingungen im neuen Angebot?
Möglicherweise wurden die Bedingungen nur in einem einzelnen früheren Angebot hinterlegt. Speichern Sie wiederkehrende Zahlungsbedingungen in den Einstellungen oder direkt in der verwendeten Angebotsvorlage.
Warum wurden die falschen Zahlungsbedingungen übernommen?
Prüfen Sie, welche Angebotsvorlage verwendet wurde und welche Standardbedingungen darin hinterlegt sind.
Passen Sie die Bedingungen im noch bearbeitbaren Angebot an.
Warum ist der Text im PDF abgeschnitten oder überlagert?
Kürzen Sie den Text und prüfen Sie das Dokument erneut in der Vorschau.
Besteht das Problem weiterhin, wenden Sie sich bitte mit der Angebotsnummer und einem Screenshot an unseren Support.
Warum sind die Zahlungsbedingungen nach einem Vorlagenwechsel verschwunden?
Beim Anwenden einer Vorlage mit der Option Positionen überschreiben können vorhandene Inhalte ersetzt werden. Prüfen Sie die Zahlungsbedingungen erneut. Wenn vorhandene Angebotsinhalte erhalten bleiben sollen, verwenden Sie – sofern passend – die Option Positionen ergänzen.
Wo ändere ich die Bedingungen nur für einen Kunden?
Öffnen Sie das betreffende Angebot und passen Sie die Zahlungsbedingungen dort an. Die Änderung gilt ausschließlich für dieses Angebot.